参加者のチェックインについて

    Doorkeeperでは、イベント会場で参加者のチェックイン作業がスムーズにできるよう3通りのチェックイン方法を利用できます。

    なぜチェックインをするの?

    来場者をチェックインすることで、その人が事前に申し込みをしているかを確認することができます。また、実際にイベントに参加した人・参加しなかった人など、来場者データを集めることができ、今後のイベント運営に役立てることができます。会場で参加費を集めるイベントの場合には、受付でチェックインと集金をすることで、申込者の参加状況だけでなく支払いの管理もしやすくなります。

    どうやってチェックインをするの?

    チェックインには、  3通りの方法があります。Doorkeeperでは、チケットを忘れた参加者がいる場合に備えて、管理画面上でウェブ・チェックインできるよう準備もしておきながら、チケットに記載されたQRコードをスキャンする方法をおすすめしています。また、インターネットの接続に問題が発生した場合など、万が一のケースに備えて紙のリストもプリントアウトしておくことを推奨しています。

    イベントの規模に応じた最適なチェックイン方法は?

    参加者が10人以下のイベント

    いずれの方法でも対応できますが、シンプルでスムーズにチェックインできる必要があります。チェックインの作業に専属のスタッフは必要ないでしょう。

     参加者が10人~30人のイベント

    いずれの方法でも対応できますが、参加者のチェックイン作業にどの程度の時間がかかるかをしっかり考えることが大切です。チェックインの作業に専属のスタッフが、最低一人はいたほうがいいでしょう。

     参加者が30人~100人のイベント

    参加者全員が開催時間までに来場することが予想される場合には、最低2名のチェックイン専属スタッフが必要でしょう。スタッフが2名いることで、1人が受付から席を外さないといけなくなった場合にもチェックインが滞ることもなく安心です。

     参加者が100人以上のイベント

    チェックインが迅速にできるかが重要になってきますので、 スマートフォンアプリを使ってQRコードをスキャンする方法がいいでしょう。参加者にはあらかじめ手元にチケットを用意してもらうよう受付付近に掲示しておくと、よりスムーズです。来場者への挨拶などの時間も考慮して、1人のスタッフが1分間にスキャンできるチケット数は平均2件ですので、何人程度のスタッフが必要かを慎重に検討しましょう。Doorkeeperでは最低2人、また、100人参加者が増えるごとに2人ずつスタッフを増員することを推奨しています。

    各チェックイン方法について

    スマートフォンアプリを使ったチェックイン

    メリット:チェックインが迅速にできる上、申し込みをしている参加者かどうかが即時にわかるので安心です。また、実際に何名が参加したか、誰がいつ来場したかなどのデータを集められるので、今後イベントを開催する時に役立ちます。

    注意点:インターネット接続ができる会場である必要があり、スマートフォンが必要です。また、参加者がチケットを忘れずに持ってくるか、受信したチケットをチェックイン時に探す必要があります。

    チェックイン作業をするスタッフの負担が少なく、チェックイン作業にかかる時間を短縮できるので、20人以上のイベントに最適な方法です。イベント開催前の最終リマインダーメールで、チケットを受付でスキャンすることを明確に記載し、事前に伝えておくと当日の流れがスムーズです。

    ウェブ・チェックイン

    メリット:申し込みをしている参加者かどうかが即時にわかるので安心です。また、実際に何名が参加したか、誰がいつ来場したかなどのデータを集められるので、今後イベントを開催する時に役立ちます。

    注意点:インターネット接続ができる会場である必要があり、パソコンが必要です。また、スマートフォンアプリでチケットをスキャンする場合よりも作業に時間がかかります。

    チケットを忘れた参加者がいる場合に備えた補助的な手段としてよい方法です。管理者の画面上で参加者のチケットコード、名前またはメールアドレスで検索してチェックインができます。

    紙のリスト

    メリット:リストと筆記用具以外に何も必要なく、インターネットへの接続ができなくても問題ありません。

    注意点:参加者の名前を探すのに時間がかかります。

    Doorkeeperの参加者リストは、チケットコード順に並ぶようデフォルトで設定されていますので、参加者がチケットメールを手元に持っている場合には、比較的スムーズに参加者の名前を探すことができます。参加者リストをダウンロードして、ご希望の並び順に変更することも可能です。

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